Au secours, je manque de temps !
Ecrit par: Carine Kittler
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Nous sommes tous égaux devant devant le temps : pour chacun d'entre nous, une journée se compose de 24 heures. Mais alors, quels sont les secrets de ceux qui ont plus de temps que les autres ?
Les 4 règles d'or pour gérer votre temps :
Fixer des objectifs, déterminer un plan d'action, planifier, faire des listes de tâches.
1) Fixez-vous des objectifs :
C'est la clé de la sérénité.
Vous pouvez fixer des objectifs à court terme, par exemple pour le mois à venir.
Des objectifs à moyen terme, pour l'année en court. Et des objectifs à plus long terme.
Quelle que soit leur catégorie, vos objectifs doivent être :
clairs, précis, datés et réalistes.
Pour vous aider à définir vos objectifs, répondez aux questions suivantes :
- Que voulez-vous faire ? Projetez-vous mentalement dans le futur
- Quand voulez-vous le faire ? Fixez-vous des dates butoirs réalistes.
- Quelles sont les contraintes, les obstacles potentiels ? Savoir anticiper les imprévus vous permettra de ne pas sombrer dans la démotivation face à la première difficulté.
Considérez toujours vos objectifs comme des buts non négociables. Soyez optimiste, même devant les échecs. Ils sont une très bonne source d'apprentissage.
Et surtout, soyez souple : les objectifs peuvent être adaptés en fonction des premiers résultats. Sachez les faire évoluer sans les dénaturer.
2) Déterminer un plan d'actions :
Les plans d'actions permettent de se focaliser sur les moyens nécessaires pour réaliser vos objectifs.
Réfléchissez aux procédures les plus logiques et les plus pertinentes. Divisez votre projet en sous-projets, en étapes à franchir.
Déterminez par où commencer et comment procéder.
Aidez-vous pour cela de logiciels ou de sites gratuits comme Freemind ou Bubbl.us.
En quelques clics, vous organiserez votre plan sous forme de diagrammes colorés et percutants. C'est la technique des "mind map" (cartes heuristiques).
3) Planifier vos objectifs :
Notez les étapes à franchir sur votre calendrier, votre agenda ou votre assistant électronique personnel.
Ainsi, chaque étape sera datée et vous pourrez faire le point régulièrement.
Faire le point, c'est repérer les incohérences, les retards, et s'adapter.
Mais faire le point, c'est aussi mesurer le chemin parcouru et se féliciter à chaque fois qu'une étape a été franchie.
Lorsque vous estimez le temps nécessaire à l'accomplissement d'une tâche, gardez à l'esprit la loi de Murphy : "Chaque chose prend plus de temps qu'on ne le croit".
Autre règle très importante à respecter : ne remplissez pas votre agenda à plus de 60 à 70 %. Laissez du temps aux imprévus et ne vous surchargez pas, vous serez moins productif si vous êtes sous pression.
4) Ecrivez des listes de tâches sur un carnet de note :
Pour une liste de tâches efficace, triez-les en deux catégories :
- les tâches urgentes et importantes
- les tâches importantes et peu urgentes
Si vous avez fixé des objectifs clairs, vous saurez facilement distinguer l'essentiel du secondaire. Mais si vous avez un doute sur l'importance à accorder à une tâche, posez-vous la question suivante : quelles seraient les conséquences négatives si je n'accomplissais pas cette tâche ?
La méthode la plus efficace pour décupler votre efficacité :
Lorsque vous avez établi vos deux catégories de tâches, numérotez chaque tâche selon sa priorité. Efforcez-vous de ne passer à la tâche n°2 que lorsque vous avez terminé la première.
Donnez-vous toujours un temps maximum pour réaliser une tâche.
Petit à petit, votre esprit va se concentrer pour ne pas dépasser la limite. Si vous n'avez pas de temps imparti, le travail nécessaire va se dilater de façon démesurée. Tout comme les dossiers et les documents vont s'entasser jusqu'à remplir tout l'espace disponible, même si au départ, vous n'aviez pas besoin de tout l'espace (loi de Douglass).
Lorsque vous maîtriserez ces 4 étapes, vous serez nettement plus efficace. Apprenez à vous récompenser. Utilisez ce temps pour faire ce qui compte le plus pour vous.
Utilisez aussi ce temps pour approfondir le sujet.
Lisez par exemple "Mes 59 secrets et techniques personnelles d'organisation du temps" de Christian Godefroy.
L'auteur vous livre ses réflexions issues de 30 années d’expériences dans l’organisation du temps. Un condensé de 7 pages, pratique et concret, qui va droit au but.
L'application d'une seule de ces techniques entraîne déjà une plus grande efficacité et un mieux-être immédiat.
A propos de l'auteur
Carine Kittler est la responsable
des Editions Eleftheria. Elle vous recommande vivement la lecture de ces
techniques qui ont transformé sa vie quotidienne.
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